Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis komputer (CBIS, Computer Base Information System), mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak garus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputet begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “Computer Based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis computer. Dan efektif CBIS ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal dalam proses yang optimal dan lima hal pokok yang merupakan manfaat dari sistem informasi dalam pengendalin manajemen organisasi adalah :

-          Penghematan waktu (time saving)

-          Penghematan biaya (cost saving)

-          Peningkatan efektifitas (effectiveness)

-          Pengembangan teknologi ( technologi development)

-          Pengembangan personal akuntansi (accounting staff development)

Sistem informasi berbasis komputer terdiri dari 5 sub bab :

1.     Sistem informasi akuntansi

Sistem informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.

Fungsi penting yang dibentuk SIA ada sebuah organisasi antara lain :

Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Subsistem SIA memproses berbagai transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Ciri dalam transaksi SIA :

Menghasilkan jumlah data yang besar, yang tiap hari selalu diproses, disimpan dan membutuhkan kecepatan akses yang cepat serta keakuratan yang tinggi membutuhkan kemudhan dalam pengoperasian pengontrolan serta prosedur error-checking yang baik dalam menjaga sekuritas dan keakuratan data dirancang khusus untuk kemudahan audit data, serta tracing (menelusuri) trasaksi yang terjadi beberapa menggunakan aplikasi DDS dan MIS, misal digunakan dalam menentukan estimasi dan perencanaan anggaran. Menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak. SIA ini sangat diperlukan dalam menjalankan suatu usaha sebagai tolak ukur seberapa besar usaha kita sudah berkembang.

2. Sistem Informasi Mnajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti :’Sistem Informasi”, Sistem Informasi dan pengambilan keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Bakerville dan Myers beragumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikatagorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :

1.     Proses manajemen , seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, danm seterusnya.

2.    Proses pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya. Konsep pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.

3.    Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean bprogram, dan seterusnya.

4.    Sistem aplikasi, seperti knowladge Management, Executive System, dan seterusnya.

5.    Sebbagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga mebjadi sesuatu ynag berarti dan bermanfaat. Sedangkan data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpiulan. Kedepannya informasi yang dapat diolah menjadi sebuahpengetahuan baru.

Sistem Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, industri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan diberbagai bidang.

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar aplikasi yang digunakan pada sistem informasi manajemen adalah aplikasi database. Sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistem ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Pada sebuah instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan : tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakkan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

3.  Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan (Inggris : decision support systems disingkat DSS adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasispengetahuan, manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Menurut Moore and Chang, Sistem Pendukung Keputusan dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

-          Tahapan Sistem Pendukung Keputusan :

Definisi masalah pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam presentase).

-          Tujuan dari Sistem Pendukung Keputusan

Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur mendukung manajer dalam pengambilan keputusan meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan, Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artifical Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll.

4.  Office Automatice

Pengertian Office Automation ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya pengguna office automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industri saja. Namun, saat ini penggunaannya sudah menyebar hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai padatahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) Mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Office Automation (OA) sistem mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada disatu lokasi yang sama taupun tidak .

Tujuan dari Office Automation ialah :

-      Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi.

-      Menaikkan produktivitas.

-      Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal antar karyawan didalam dan diluar organisasi.

-      Mengurangi penghentian kerja.

-      Pengurangan biaya peralatan.

Penggunaan Office Automation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja didalam kantor. Penggunaan Office Automation dibagi kedalam 4 kategori, yaitu :

1.     Manajer

2.    Profesional

3.    Sekertaris

4.    Pegawai Administratif

-         Aplikasi Office Automation

Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam Office Automation diantaranya adalah :

a.    Pengolah kata        

Meruapakan aplikasi yang biasa digunakanuntuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

b.    Surat elektronik

Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.

c.    Voice mail

Syarat utama agar setiap karyawan dapat brkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari vouce mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.

d.    Kander elektronik atau Electronic Calendering

Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.

e.    Koferensi Audio

Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisiensikanwaktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya konferensi audio atau audio converencin ialah :

-        Ada moderator

-        Jumlah peserta maksimal 6 orang

-        Mengirimkan agenda koferensi terlebih dahulu

-        Mengidentifikasikan diri terlebih dahulu sebelum berbicara

-        Rekaman hasil konferensi harus disimpan

-        Salinan rekaman dibagikan kepada peserta

-       Audio concerencing mmerupakan komunikasi sinkron yang mengharuskna para peserta hadir tepat waktu.

f.    Konferensi Video

Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi ada yang tersebar diberbagai daerah. Ada tiga jenis konfigurasi konferensi video yaitu :

-       One-way video and audio, sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan.

-       One-way video and two-way audio, kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicaara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.

-       Two-way video and audio, Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.

g.    Konferensi komputer

Konverensi komputer ialah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Konferensi komputer dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda. Selain itu, juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.

h.    Transmisi Faksimili

Dalam office automation juga terdapat aplikasi trasmisi faksimili yang digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusu yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluraan komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen nkepada para anggota tim pemecah masalah secara cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis.

i.     Video text

Ialah kounikasi dengan menggunakan komputer untuk merapikan narasi dan grafik yang tersimpan kelayar CRT

j.     Pencitraan

Pencitraan ialah penggunaan karakter secara optik untu mengubah dokumen-dokumen kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan kedalam penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari aatu atau beberapa unit pengenalan karakter (OCR) untuk mengubah citra dookumen kedalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu masalah.

k.    Dekstop Publishing

Tiga aplikasi dekstop publishing :

-      Administrative

Meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.

-      Techincal

Meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual.

-      Corporate

Meliputi periklanan, brosur dan dokumen yang digunakan diluar perusahaan.

5. Sistem Pakar

Sistem pakar ( dalam bahasa Inggris : expert system) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Pengetahuan dari pakar didalam sistem ini digunakan sebagai dasar oleh sistem pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi). Kepakaran (expertise) adalah pengetahuan yang ekstensif dan spesifik yang diperoleh melalui rangkaian pelatihan, membaca dan pengalaman. Pengetahuan dapat membuat pakar mengambil keputusan secara lebih baik dan lebih cepat dari pada non-pakar dalam memecahkan problem yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar top memiliki pengetahuan lebih banyak daripada pakar yunior. Tujuan sistem pakar adalah untuk mentransfer kepakaran dari seorang pakar ke komputer, kemudian ke orang lain ( yang bukan pakar).

Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desaiinya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan penggunan untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.

-          Kelebihan :

secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar antara lain :

memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli. Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis. Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar. Meningkatkan output dan produktivitas. Meningkatkan kualitas. Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka). Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya. Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan. Memiliki reliabilitas. Meningkatkan kapabilitas sistem komputer. Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian. Sebagai media pelengkap dalam pelatihan. Meningkatkan kapabilitas dalam penyeleseaian masalah dalam waktu pengambilan keputusan.

-          Kelemahan :

Di samping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :

Ø  Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya relatif mahal karena diperlukan banyak data.

Ø  Perlu admin khusus yang selalu update informasi dalam bidang yang sesuai dengan sistem pakar. Pengembangan perangkat lunak sistem pakar lebih sulit dibandingkan perangkat lunak konvensional.

SUMBER :

http://www.sentranet.co.id/component/content/articel/46-ict-world/93-apa-itu-sistem-informasi-manajemen.html diakses pada tanggal 6 november 2013.

http://informatika.web.id/sistem-informasi-berbasis-komputer-cbis.htm diakses pada tanggal 6 november 2013.

http:/.id.m.wikipedia.org/wiki/sisteem_pakar diakses pada tanggal 6 november 2013.

http://id.m.wikipedia.org/wiki/sisteem_pendukung_keputusan, diakses tanggal 6 november 2013